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Los sistemas de tiempo y asistencia pueden beneficiar a las empresas de muchas maneras. Sin embargo, con tantas opciones, puede ser difícil determinar cuál se ajusta mejor a sus necesidades. Si está buscando un sistema de tiempo y asistencia en 2019, aquí está todo lo que necesita saber sobre qué son, qué ofrecen y cómo elegir uno.

Si ya sabe lo que está buscando, visite nuestra página de mejores selecciones para ver cuáles recomendamos, así como una lista completa de los sistemas de cronometraje que podrían funcionar para usted.

¿Qué son los sistemas de tiempo y asistencia?

Los sistemas de tiempo y asistencia permiten a los empleados ingresar y salir electrónicamente a través de relojes, computadoras conectadas a Internet, dispositivos móviles y teléfonos. Algunas soluciones también ofrecen la capacidad de entrar y salir a través de mensajes de texto, programas de redes sociales como Twitter y otros programas de comunicación, como Slack. Cuando un empleado entra o sale, los datos se transfieren instantáneamente a un software que puede importarlos sin problemas a su solución de nómina.

Estos sistemas hacen más que solo rastrear cuándo van y vienen los empleados. También monitorean a los empleados móviles a través de geolocalización y geofencing, administran el tiempo libre pagado (PTO), crean horarios de empleados, proporcionan informes laborales detallados y brindan datos en tiempo real sobre quién está trabajando, quién no, quién llegó tarde y quién se está acercando a través del tiempo.

Los sistemas de tiempo y asistencia ofrecen autoservicio que permite a los empleados manejar muchas tareas de seguimiento del tiempo por su cuenta, incluida la revisión de las horas que han trabajado, sus horarios actuales y futuros y sus acumulaciones de PTO.

Muchos de estos sistemas ofrecen soluciones locales y basadas en la nube. Los sistemas locales se almacenan en servidores dentro de su empresa, mientras que los sistemas basados ​​en la nube están alojados por su proveedor de sistemas de tiempo y asistencia y se accede a ellos en línea.

Pros y contras

El mayor beneficio de estos sistemas digitales es que eliminan la necesidad de tarjetas de tiempo manuales. Todo el tiempo se recopila electrónicamente, con los cálculos realizados para usted. Esto reduce la posibilidad de errores y libera a la persona responsable de contar toda esa información para trabajar en otras tareas.

Otro aspecto positivo es que estos sistemas administran todas sus necesidades de tiempo (asistencia de empleados, PTO y programación) en un solo programa. Esto puede ser rentable y aumentar la productividad, ya que los empleados no perderán tiempo alternando entre diferentes programas para pedir tiempo libre o mirar sus horarios.

El mayor inconveniente de los sistemas de seguimiento de tiempo es que son más caros que el antiguo método manual en el que los empleados escriben sus horas cada día o ingresan y sacan una tarjeta de tiempo en papel. Otro inconveniente potencial es que a menudo obligan a los empleadores a frenar la percepción de que pedirles a los empleados que controlen su tiempo es una forma de microgestión.

Nota del editor: ¿Busca información sobre los sistemas de tiempo y asistencia? Utilice el siguiente cuestionario, y nuestros socios proveedores se comunicarán con usted para brindarle la información que necesita:

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Costos

La estructura de costos de los sistemas de tiempo y asistencia depende de si elige una solución basada en la nube o local. Los sistemas basados ​​en la nube tienen costos mensuales recurrentes más pequeños, mientras que los sistemas locales tienen tarifas únicas más grandes.

Con los sistemas locales, usted paga todos sus costos por adelantado. Puede esperar pagar entre varios cientos y varios miles de dólares por el software, las licencias para cada empleado y la instalación. No hay tarifas mensuales por el servicio después de eso. Sin embargo, los costos únicos no suelen incluir ningún soporte continuo o actualizaciones de software.

Para un sistema basado en la nube, la mayoría de los servicios cobran una tarifa por usuario que oscila entre $ 1 y $ 10 por empleado por mes. Algunos servicios también evalúan un cargo mensual base o un cargo mensual mínimo.

Algunos proveedores cobran una tarifa única de configuración e implementación. Sin embargo, a diferencia de los sistemas locales, todas las actualizaciones y soporte de software están incluidos en sus gastos mensuales.

Otro costo en el que podría incurrir por cualquiera de las opciones es por un reloj de tiempo. Muchos sistemas de tiempo y asistencia funcionan con una variedad de relojes de tiempo. Estos relojes pueden funcionar con PIN, tarjetas magnéticas o de proximidad, o datos biométricos como huellas digitales o escaneos faciales. La complejidad del reloj que seleccione determinará el costo. Los precios suelen oscilar entre un par de cientos para un reloj básico y varios miles para un reloj biométrico sofisticado.

Qué buscar en un sistema de tiempo y asistencia

Con tantos sistemas en el mercado, puede ser difícil saber cuál es el adecuado para su negocio. Cuando está comprando un sistema, los expertos dicen que hay varias cosas que debe buscar:

  • Opciones flexibles de seguimiento del tiempo: busque un sistema que permita a los empleados registrar sus horas de varias maneras, como a través de una computadora, teléfono inteligente, tableta, reloj, teléfono o mensajes de texto conectados a Internet.
  • Cronometraje preciso: los mejores sistemas de tiempo y asistencia aseguran que los empleadores paguen a sus empleados por el tiempo real que trabajan, no por las horas que están programadas para trabajar.
  • Seguimiento de todos los problemas de tiempo: asegúrese de elegir un sistema que se ocupe de todas sus necesidades relacionadas con el tiempo, no uno que solo permita que los empleados entren y salgan. Esto incluye todos los horarios de los empleados y la gestión de la PTO. Además, para las empresas que cobran a los clientes por el tiempo que trabajan en sus proyectos, es posible que desee un sistema que ofrezca un seguimiento del trabajo, que registre cuánto tiempo trabajan los empleados en proyectos específicos.
  • Compatibilidad móvil: dado que muchos empleados y gerentes trabajan fuera de la oficina, desea un sistema que sea compatible con dispositivos móviles para que sea accesible desde cualquier lugar. Esto incluye soluciones que no solo brindan a los trabajadores remotos la capacidad de ingresar y salir, sino también rastrear sus ubicaciones para que los empleadores sepan que están trabajando desde donde se supone que deben estar. La geotecnología puede ser extremadamente valiosa para los empleadores ya sea para restringir dónde los empleados pueden entrar y salir o para registrar las ubicaciones exactas donde comienzan y terminan sus turnos.
  • Facilidad de uso: busque un sistema que sea fácil de usar, tenga una interfaz ordenada y permita el autoservicio de los empleados. El sistema no debería ser difícil de aprender y ciertamente no debería requerir horas de entrenamiento.
  • Integraciones: elija un sistema que se integre con las aplicaciones y el software que ya utiliza, como sus programas de recursos humanos y nómina.
  • Alertas proactivas: algunos sistemas proporcionan notificaciones cuando los empleados se acercan a las horas extraordinarias o se olvidan de entrar o salir. Esto puede ser útil para controlar los gastos.
  • Funciones de seguimiento de auditoría: la capacidad de ver los datos de la hoja de tiempo original, junto con cualquier cambio realizado por un gerente o supervisor, puede ser importante en caso de una auditoría.

Ahora que tiene los conceptos básicos, puede estar listo para tomar una decisión sobre el horario y el sistema de asistencia adecuados para usted. Para conocer las opciones que creemos que son las mejores para varios tipos de negocios, consulte nuestras mejores opciones para los sistemas de tiempo y asistencia.

Preguntas frecuentes sobre tiempo y asistencia

¿Todavía tiene preguntas sobre el tiempo y los sistemas de asistencia? Aquí hay algunas preguntas y respuestas que pueden ayudarlo a tomar una decisión.

P: ¿En qué se diferencian los sistemas de tiempo y asistencia de los relojes y las tarjetas de tiempo tradicionales?

R: La mayor diferencia es que todo está digitalizado y automatizado. Los relojes y las tarjetas de tiempo tradicionales requieren la entrada manual de datos para todo. Los sistemas de tiempo y asistencia solo requieren presionar un botón para que toda la información se sincronice con su software. Ese software se integra perfectamente con su solución de nómina. Esto elimina entradas duplicadas y conjeturas. Además, los sistemas de tiempo y asistencia registran horas, códigos de trabajo e información sobre descansos y PTO digitalmente y en tiempo real.

P: ¿Qué tipos de relojes de tiempo son compatibles con los sistemas de tiempo y asistencia?

R: Ya no hay simples relojes de tiempo de golpe. Los relojes de tiempo actuales recogen el tiempo de diferentes maneras, incluso mediante tarjetas perforadas, tarjetas magnéticas, códigos de barras, PIN y datos biométricos, como huellas dactilares o escaneos faciales.

P: ¿Hay alguna diferencia entre un sistema de tiempo y asistencia y un sistema biométrico?

R: Cualquier sistema de tiempo y asistencia que funcione con un reloj biométrico es un sistema biométrico. Debido a que casi todas las soluciones de tiempo y asistencia que funcionan con relojes de tiempo físicos ofrecen opciones biométricas, hay muy poca diferencia entre las dos. Los cronogramas biométricos suelen ser utilizados por empresas preocupadas por los golpes de amigos.

Los únicos sistemas de tiempo y asistencia que no tienen opciones biométricas son aquellos que no incorporan relojes biométricos, sino que dependen de computadoras y dispositivos móviles para golpear a los empleados. Sin embargo, incluso algunos de esos sistemas ahora ofrecen escáneres de huellas digitales que se conectan a las computadoras o usan programas que toman fotos de los empleados con una cámara de computadora como una forma de incorporar opciones biométricas.

P: ¿Tiene que usar un reloj con un sistema de tiempo y asistencia?

R: No. Algunas empresas prefieren que los empleados entren y salgan solo a través de una computadora, aplicación móvil o teléfono. No usar un reloj puede reducir los costos, ya que pueden costar entre unos cientos y varios miles de dólares cada uno.

P: ¿Los sistemas de tiempo y asistencia solo son buenos para las empresas con empleados por hora?

R: Si bien puede parecer que los sistemas de tiempo y asistencia solo son necesarios para las empresas con trabajadores por hora, las empresas con empleados asalariados también pueden obtener una serie de beneficios. Un sistema que rastrea cuánto tiempo trabajan los empleados en proyectos específicos puede ayudar con las proyecciones laborales. Además, las empresas con empleados asalariados pueden apreciar los aspectos de gestión de PTO del sistema.

P: ¿Cómo funcionan los sistemas de tiempo y asistencia para los empleados remotos?

R: Estos sistemas usan tecnología GPS para monitorear a empleados remotos a través de dispositivos móviles. Algunos sistemas usan geofencing para limitar el lugar desde el cual los empleados pueden entrar y salir, mientras que otros usan la geolocalización para registrar exactamente dónde están los trabajadores cuando entran y salen. Los sistemas también pueden usar la geolocalización para rastrear a los empleados durante todo el día, no solo dónde comienzan y terminan sus turnos.

P: ¿Cómo se integran los sistemas de tiempo y asistencia con los sistemas de nómina?

R: Los sistemas de tiempo y asistencia se integran con los sistemas de nómina al permitirle transferir sus datos de tiempo y asistencia a su programa de nómina con solo presionar un botón. Esto reduce los errores y agiliza todo el proceso de nómina.

P: ¿Cómo gestionan los sistemas de tiempo y asistencia el tiempo libre pagado?

R: Los sistemas de tiempo y asistencia manejan la PTO de varias maneras. Pueden realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que los empleados han ganado y utilizado, así como las acumulaciones por tiempo de enfermedad, vacaciones, duelo y cualquier otro tipo de tiempo libre que los empleados puedan recibir.

Algunos sistemas de tiempo y asistencia también manejan el proceso de solicitud y aprobación. Esto permite a los empleados solicitar tiempo libre directamente dentro del sistema, y ​​los gerentes pueden aprobar o rechazar esas solicitudes.

Si cree que un sistema de tiempo y asistencia es el adecuado para usted, le recomendamos que consulte nuestras mejores opciones.