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Crédito: Stephen VanHorn / Shutterstock

Si tiene facturas impagas de clientes, no está solo. Un informe de 2017 de Sage llamado "El efecto dominó: el impacto de los pagos atrasados", encontró que el 10 por ciento de las facturas nunca se pagan o se pagan tan tarde que la empresa se ve obligada a cancelarlas.

Si es propietario de una pequeña o mediana empresa, probablemente no tenga el personal para dedicarlo a reducir una de cada 10 facturas. Si se trata de una gran cantidad de facturas impagas para su negocio, puede valer la pena contratar una agencia de cobranzas para tratar con clientes que no pagan sus facturas. ¿Pero donde empiezas?

Nota del editor: ¿Busca una agencia de cobranza para su negocio? Si está buscando información que lo ayude a elegir el que sea adecuado para usted, utilice el siguiente cuestionario para que nuestro sitio asociado, BuyerZone, le brinde información de una variedad de proveedores de forma gratuita:

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Haz tu investigación

Diferentes agencias tienen diferentes especialidades. Por ejemplo, algunos son mejores para obtener resultados de negocios más grandes, mientras que otros son expertos en cobrar de negocios en el hogar. Debes asegurarte de estar trabajando con una empresa que realmente satisfaga tus necesidades.

Pregunta si están calificados

Esto puede parecer obvio, pero antes de contratar una agencia de cobro, debe asegurarse de que estén calificados y con licencia para actuar como cobradores de deudas.

No todos los estados requieren que las agencias de cobranza tengan licencia, pero la mayoría sí. Antes de comenzar su búsqueda, comprenda cuáles son los requisitos de licencia para las agencias de cobro en su estado. De esa manera, cuando entrevista a agencias, puede hablar de manera inteligente sobre los requisitos de su estado.

Consulte con las agencias con las que hable para asegurarse de que cumplan con los requisitos de licencia de su estado, especialmente si se encuentran en otro lugar. Deberá confirmar que cumplen con las normas de la Ley de prácticas justas de cobro de deudas.

También debe consultar con su Better Business Bureau y la Asociación de agencias de cobro comercial los nombres de los cobradores de deudas acreditados y de gran prestigio.

Comprenda cómo funcionarán para usted

Si bien puede pasar estas deudas a un cobrador, todavía representan a su empresa. Necesita saber cómo lo representarán, cómo trabajarán con usted y qué experiencia relevante tienen.

Al considerar las agencias de cobranza, pregúnteles qué tácticas usan en su proceso de cobranza. El hecho de que una táctica sea legal no significa que sea algo con lo que desea asociar el nombre de su empresa. Un cobrador de deudas acreditado trabajará con usted para diseñar un plan con el que pueda vivir, que trate a sus antiguos clientes de la forma en que le gustaría que lo trataran y aún así hace el trabajo.

A veces los deudores abandonan la ciudad, y una táctica que muchos usan es omitir el rastreo. Eso significa que tienen acceso a ciertas bases de datos para ayudar a localizar a un deudor que no ha dejado ninguna dirección de reenvío. Esta puede ser una buena táctica para preguntar específicamente.

También debe profundizar en la experiencia del coleccionista. ¿Han trabajado anteriormente con empresas de su industria? ¿Está su situación fuera de su experiencia o es algo con lo que están familiarizados? La experiencia relevante aumenta la probabilidad de que sus esfuerzos de recolección sean exitosos.

También debe discutir con la agencia de cobranza cómo trabajarán con usted. Debe tener un punto de contacto con el que pueda comunicarse y recibir actualizaciones. Deben poder articular claramente lo que se esperará de usted en el proceso, lo que deberá proporcionar y cuál será la cadencia y los factores desencadenantes de la comunicación. Su agencia elegida debe poder satisfacer sus necesidades de comunicación elegidas, no forzarlo a aceptar las suyas.

¿Están asegurados?

Si una agencia no es franca sobre sus prácticas, y luego descubre que son demasiado agresivas, esa agencia y posiblemente su compañía pueden ser demandadas por el deudor.

Independientemente de si ganas un caso así o no, debes asegurarte de que tu empresa no sea la responsable. Obtenga un comprobante de seguro de cualquier agencia de cobros solo para estar seguro. Esto a menudo se llama póliza de seguro de errores y omisiones.

Prepárate para pagar

El cobro de deudas es un servicio, y no es barato. En muchos sentidos, es el último recurso antes de renunciar por completo a las facturas impagas. Es importante recordar esto cuando habla de tarifas cuando busca contratar una agencia de cobranzas.

Generalmente hay dos estructuras de pago que puede esperar cuando habla con una compañía de cobro de deudas.

Pago en el cobro: en este modelo, el negocio trabaja para cobrar la deuda y paga a su empresa cuando se realiza el cobro. Su tarifa suele ser un porcentaje de cada factura. El problema es que si el cobrador se conforma con menos del monto de la factura, la tarifa de la agencia no disminuye.

Como ejemplo, supongamos que negocia el 25 por ciento de cada factura será retenida por la empresa de cobro. Si tiene una factura de $ 1, 000, la tarifa de la agencia sería de $ 250. Sin embargo, si el cobrador de deudas negocia un acuerdo de $ 500 con su cliente, solo verá una cuarta parte del monto de la factura original.

Compra de deudas: este es el método más libre de manos, pero también requiere que el cobrador de deudas asuma el mayor riesgo. Como resultado, este modelo tiende a ser la opción más costosa.

Cuando una agencia de cobros compra sus deudas, le pagan un porcentaje de las facturas pendientes. Si tiene $ 50, 000 en facturas impagas, una agencia puede pagarle $ 15, 000 para comprarlas y luego proceder a cobrar las cantidades impagas. Cualquier dinero que recauden ahora es de ellos.

Contratar una agencia de cobro puede ayudarlo a recuperar los ingresos perdidos de deudas incobrables. Pero las empresas deben tener cuidado al contratar una empresa de cobro de deudas para asegurarse de que tengan la licencia adecuada, tengan experiencia y representen bien a su empresa. El cobro de deudas puede ser costoso, pero la cantidad que recibe de las facturas impagas puede valer la pena.

¿Puedes romper tu contrato?

Una vez que haya firmado un acuerdo con una agencia de cobro, puede ser difícil pero no imposible de romper. Consulte su contrato para obtener una cláusula de rescisión. De lo contrario, comuníquese con la agencia y negocie directamente dicho acuerdo.

Una cláusula de rescisión podría permitirle romper el contrato pagando una tarifa o notificándolo dentro de un plazo específico. Puede haber una fecha límite en el acuerdo, en cuyo momento, si la agencia no ha cumplido, puede promulgar una cláusula de escape. O si la compañía presenta un acuerdo fraudulento, generalmente puede romper el contrato. Pero primero querrás consultar a un abogado.